U današnjem ubrzanom okruženju, e-mail je često prvi i posljednji kontakt s potencijalnim klijentima, partnerima ili suradnicima. Unatoč tome, mnogi često zaboravljaju temelje učinkovitog e-mail komunikacije. Pitanje koje se nameće jest: kako napisati e-mail koji će se zaista čitati? Dobro napisan e-mail može otvoriti vrata, dok loše formulirani e-mail može završiti zaboravljen u moru drugih poruka. U nastavku slijedi nekoliko ključnih tehnika koje će vam pomoći da vaši e-mailovi budu privlačniji i učinkovitiji.
1. Usredotočite se na predmetnu liniju
Predmetna linija je ono što prvotno privlači pažnju vašeg čitatelja. Ona je poput naslova knjige; ako nije zanimljiva, tko će imati motivaciju otvoriti e-mail? Pokušajte biti specifični i koncizni. Umjesto „Važna informacija“, preferirajte „Prijavite se na našu ekskluzivnu webinarnu seriju za marketinške stručnjake“. U ovom slučaju, jasno ste naglasili što čitatelj može očekivati. Budite kreativni i potaknite znatiželju, ali izbjegavajte clickbait naslove koji ne ispunjavaju očekivanja – to će vam zasigurno narušiti reputaciju.
2. Pozdravite se osobno
Umjesto generičkog „Poštovani“ ili „Dragi klijente“, pokušajte uključiti ime osobe kojoj šaljete e-mail. Osobni dodir može napraviti veliku razliku. „Pozdrav Ana, nadam se da si dobro!“, zvuči mnogo prijateljskije i povećava šanse da vaša poruka bude pročitana. Osim toga, ako znate nešto o toj osobi ili njezinim interesima, spomenite to. Na primjer, „Vidjela sam da si sudjelovala na konferenciji o digitalnom marketingu, kako je to prošlo?“
3. Kratko i jasno
Nitko ne voli čitati duge poruke, pogotovo kada su puni nepotrebnih informacija. Držite svoje e-mailove kratkim i usredotočenim na bit. Koristite kratke rečenice i odlomke. Pokušajte formulirati poruku u nekoliko točaka koje će jasno prenijeti vašu poruku. Na primjer, umjesto da pišete: „Želim vam skrenuti pažnju na naš novi proizvod koji smo predstavili prošlog tjedna, a koji bi vam mogao koristiti u vašem poslu“, jednostavno recite: „Upoznajte naš novi proizvod koji povećava učinkovitost—savršeno rješenje za vaše potrebe.“
4. Poziv na akciju
Svaki dobar e-mail treba imati jasan poziv na akciju (CTA). Što želite da primalac učini nakon što pročita vaš e-mail? Bilo da se radi o prijavi na događaj, preuzimanju dokumenta ili jednostavnom odgovoru na upit, poziv na akciju treba biti vidljiv i jednostavan za razumijevanje. Na primjer, „Kliknite ovdje za prijavu“ ili „Odgovorite na ovaj e-mail s pitanjima“. Ova jasna instrukcija olakšava govorenje kroz vašu poruku i potiče čitatelje da djeluju.
5. Provjera pravopisa i gramatike
Ništa neće umanjiti vašu vjerodostojnost kao pravopisne greške ili gramatičke pogreške. Prije nego što pritisnete send, uvijek pregledajte svoj e-mail. Razmislite i o korištenju alata za provjeru pravopisa ili čak jednostavnom čitanju naglas. U nekim slučajevima, možete zatražiti od prijatelja ili kolege da pregledaju e-mail prije slanja.
6. Vrijeme slanja
Kada šaljete e-mail može biti jednako važno kao i ono što šaljete. Istraživanja su pokazala da se e-mailovi obično bolje otvaraju ujutro, između 9 i 11 sati, kada su ljudi još uvijek svježi i spremni na akciju. Izbjegavajte slanje e-mailova u kasnim poslijepodnevnim satima ili tijekom vikenda kada su vaši primalci manje angažirani.
7. Prilagodite e-mail svojim čitateljima
Ovisno o tome s kim komunicirate, prilagodite svoj stil pisanja. Ako šaljete poruku klijentu, vaše komunikacijske tehnike trebaju biti formalnije. Nasuprot tome, ako se obraćate prijatelju u poslu, možete biti opušteniji i koristiti neformalan ton. Prilagodba tona vaše poruke može značajno utjecati na uspjeh vaše komunikacije.
Osim primjene ovih tehnika, najbolje je stalno se usavršavati. Zapamtite da je kvalitetna e-mail komunikacija vještina koju se može usavršiti s vremenom, a svaki e-mail koji napišete korak je prema boljoj komunikaciji. Vrijeme i trud uloženi u pisanje kvalitetnih e-mailova isplatit će vam se kroz jaču poslovnu mrežu i produktivnije profesionalne odnose.