Priprema za reviziju poslovanja može izgledati kao poduhvat koji zahtijeva visoku razinu stručnosti i organizacije, no s pravim pristupom i planiranjem, sve možete svesti na razumne okvire. Bez obzira na to radi li se o malom ili velikom poduzeću, revizija je važan proces koji može donijeti brojne koristi. Ovaj članak daje uvid u ključne korake koje je potrebno poduzeti kako biste se uspješno pripremili za reviziju.
Razumite svrhu revizije
Prvi korak u pripremi za reviziju je razumijevanje njezine svrhe. Revizija može biti internog ili eksternog karaktera. Interna revizija obično se provodi kako bi se poboljšale unutarnje procedure i osigurala usklađenost s politikama poslovanja. S druge strane, vanjska revizija obavlja se kako bi se nezavisna strana (npr. investitori, banke) uvjerila da su financijski izvještaji poduzeća točni i da se poslovanje vodi u skladu sa zakonima.
Razumijevanje svrhe revizije omogućit će vam da se usredotočite na ključne aspekte koji će revizorima biti važni.
Organizirajte potrebnu dokumentaciju
Jedan od najvažnijih koraka u pripremi za reviziju jest organizacija dokumentacije. Uključite sve relevantne dokumente kao što su financijski izvještaji, evidencije troškova, bankovni izvadci, ugovori i druge pravne isprave. U današnjem vremenu virtuelne komunikacije, pametno je pohraniti informacije u elektroničkom obliku, koristeći alate poput Google Drive-a ili Dropbox-a.
Kreirajte folder za reviziju
Jednostavan način da organizirate dokumente je putem foldera za reviziju. Svaka vrsta dokumenta treba imati svoj podfolder koji će olakšati pretraživanje. Na primjer, možete imati foldere sa nazivima kao što su “Financijski izvještaji”, “Ugovori” i “Evidencija troškova”. Ovakva struktura neće samo pomoći vama, već će i revizorima olakšati pretraživanje potrebnih informacija.
Komunicirajte s revizorima
Jedna od najvažnijih strategija za pripremu revizije je otvorena komunikacija s revizorima. Oni će imati određena očekivanja u vezi s dokumentacijom i procesima. Ne bojte se postavljati pitanja ako nešto nije jasno. Često, revizori daju upute unaprijed koje vam mogu pomoći u boljoj pripremi.
Primjerice, ako revizori traže specifične podatke o prihodima, osigurajte se da znate što točno trebate dostaviti i u kojem formatu, kako bi sve prošlo glatko.
Obučite svoje zaposlenike
Važno je da ne zaboravite na edukaciju svojih zaposlenika, osobito onih koji su uključeni u procese revizije. Obavezno obavijestite tim o predstojećoj reviziji i o njihovim odgovornostima. Organizirajte sastanak na kojem ćete proći kroz ključne aspekte revizije i mogućih pitanja koja se mogu pojaviti tijekom procesa.
Smislite čak i nekoliko zabavnih načina kako ih motivirati. Na primjer, možete organizirati mini kviz o revizijskim procesima, gdje bi najbolji sudionici mogli osvojiti neku nagradu.
Provedite pripremni sastanak
Prije same revizije, sastavite tim koji će provesti pripremni sastanak. To može uključivati ključne osobe unutar vaše organizacije, kao što su voditelji odjela ili financijski direktor. Na sastanku će se diskutirati o svim pitanjima i problemima koji bi mogli nastati tijekom revizije.
Mjesto održavanja sastanka može biti opušteno, kao caffe bar u blizini, što može smanjiti stres i potaknuti otvoreniju komunikaciju.
Razmislite o iskustvima iz prošlosti
Osvojite dragocjena iskustva iz prošlih revizija. Razmislite o situacijama koje su se dogodile i šta bi mogli poboljšati ovaj put. Primjeri iz prošlih revizija vas mogu upozoriti na potencijalne zamke, pa ih je pametno imati na umu.
Možda je vaša prošla revizija otkrila probleme s evidencijama troškova ili nepravilnosti u knjiženju. Korištenje tih informacija najbolje će vas opremiti za trenutnu reviziju.
Opustite se i budite sigurni
Na kraju, sve što trebate učiniti jeste odmoriti se i vjerovati u svoj poslovni proces. Revizija može izgledati zastrašujuće, ali ako ste se dobro pripremili, neće biti potrebe za stresom. Zapamtite da je revizija prilika za rast i unapređenje vašeg poslovanja, a ne samo obaveza.
Priprema za reviziju poslovanja može biti značajan izazov, ali s pravim pristupom, organizacijom i komunikacijom, možete učiniti ovaj proces mnogo lakšim i produktivnijim. Iskoristite svaku priliku kako biste unaprijedili svoje poslovanje i učinili ga boljim za vas i vaše klijente.