Google Meet postaje sve popularnija platforma za videokonferencije i virtualne sastanke. Bilo da organizirate poslovni sastanak, obrazovni seminar ili obiteljsku proslavu, važno je znati kako poslati pozivnicu na pravi način. Pozivnice su ključni dio organizacije događaja jer omogućuju sudionicima da znaju gdje i kada se trebaju pridružiti. U ovom članku istražit ćemo kako pravilno poslati pozivnicu za Google Meet, s praktičnim savjetima i trikovima koji će vam olakšati taj proces.
Korak 1: Postavljanje Google Meet sastanka
Prvo što trebate učiniti jest postaviti sastanak na Google Meetu. To možete učiniti kroz Google Kalendara, što je jedno od najjednostavnijih rješenja. Kada otvorite Google Kalendar, kliknite na gumb “Stvori” ili jednostavno odaberite datum i vrijeme koje želite. Nakon toga, pojavit će se prozor za unos detalja sastanka.
Unos detalja sastanka
U ovom prozoru unesite naziv sastanka, datum i vrijeme. Imajte na umu da ćete se, ako to želite, moći odabrati opcije ponavljanja. Primjerice, ako organizirate tjedne sastanke, možete odabrati opciju ponavljanja kako bi to bilo automatski izrađeno za naredne tjedne.
Nakon što ste unijeli osnove, ne zaboravite uključiti Google Meet link koji će biti automatski generiran u ovoj fazi. Na kraju, ne zaboravite dodati lokaciju, ako je to relevantno, ili ostaviti prazno ako je vaš sastanak isključivo online.
Korak 2: Pozivanje sudionika
Nakon što ste postavili sastanak, sljedeći korak je pozvati sudionike. U istom prozoru gdje ste unijeli nazive i vrijeme, postoji odjeljak za dodavanje sudionika. Ovdje možete unijeti e-mail adrese svih koji će se pridružiti sastanku.
Korištenje grupe e-mail adresa
Ako imate veći broj sudionika, svakako razmislite o korištenju grupnih e-mail adresa. To će vam olakšati posao jer nećete morati dodavati svaku političku pojedinačno. U svakom slučaju, provjerite ispravnost e-mail adresa kako biste izbjegli neželjene situacije kada pozivnica ne stigne.
Korak 3: Slanje pozivnice
Nakon što ste unijeli sve potrebne informacije i dodali sudionike, vrijeme je poslati pozivnicu. Jednostavno se pridržavajte uputa i kliknite na gumb “Spremi”. Google Kalendara će automatski poslati e-mail svakom sudioniku s detaljima sastanka uključujući link za pridruživanje.
Kada poslati pozivnicu
Kao pravilo, mali savjet: pozivnice šaljite barem dva do tri dana unaprijed, ili čak tjedan dana ako je riječ o većim događajima. Tako ćete dati sudionicima dovoljno vremena da se organiziraju i pripreme. U dodacima možete uključiti i raspored ili agendu sastanka kako bi svi znali od čega se sastoji.
Alternativne metode slanja pozivnica
Osim putem Google Kalendara, pozivnice za Google Meet možete slati i direktno putem platforme kao što su Gmail ili čak chat aplikacije. Kada otvorite Gmail, možete jednostavno uključiti link za sastanak u e-mail poruku.
Osobni ton u pozivnicama
Ako šaljete pozivnice putem e-maila, preporučujem da uključite malo osobnog tona. U ovom obliku e-maila možete napisati nešto poput: “Bilo bi mi drago da se pridružite našem sastanku na Google Meetu, gdje ćemo raspraviti o važnim pitanjima.” Ovo može stvoriti bolje raspoloženje i potaknuti sudionike da se aktivnije uključe.
Postavljanje podsjetnika
Nemojte zaboraviti na važnost podsjetnika. Google Kalendar nudi mogućnost slanja podsjetnika sudionicima dan ili dva prije sastanka. Ovo može biti korisno, posebno za gusti raspored.
U konačnici, slanje pozivnice za Google Meet može se učiniti jednostavnim kada znate koje korake slijediti. Sad kada ste savladali proces, ne bojite se eksperimentirati s različitim formatima i stilovima pozivnica kako biste otkrili što najbolje odgovara vašem cilju i ciljnoj publici. Svakako pametno organizirajte svoje sastanke i ne zaboravite malo se zabaviti tijekom tog procesa.