Priprema za Zoom poziv s više sudionika može biti zastrašujuća, pogotovo ako se prvi put upuštate u produkciju ili vođenje velike online konferencije. No, uz nekoliko jednostavnih koraka, sve postaje lakše. Ovaj članak pružit će vam jasne upute o tome kako pravilno postaviti Zoom poziv za više sudionika, uz savjete i trikove koji će vam pomoći da svaka online sesija prođe bez problema.
Izrada Zoom računa
Prvo, ako već nemate Zoom račun, trebate ga izraditi. Posjetite službenu web stranicu Zoom-a i prijavite se. Proces registracije je brz i jednostavan; sve što trebate učiniti jest unijeti svoju e-mail adresu i sljedeće potrebne informacije. Nakon potvrde e-maila, bit ćete potpuno spremni za sve Zoom čarolije.
Odabir pravog plana
Zoom nudi različite planove, ovisno o vašim potrebama. Ako ste planirali manje sastanke ili povremene pozive, besplatan plan može zadovoljiti vaše potrebe. Međutim, ako često organizirate veće sastanke ili webinare s više od 100 sudionika, možda ćete razmotriti plaćene opcije koje nude veći broj sudionika i dodatne mogućnosti kao što su snimanje poziva ili izvještaji o sudionicima.
Postavljanje poziva
Nakon što ste obavili osnovne korake, vrijeme je za postavljanje samog poziva. Ulogirajte se u svoj Zoom račun i kliknite na “Zakazivanje sastanka”. Ovdje ćete unesete bitne informacije kao što su datum, vrijeme, trajanje sastanka i još mnogo toga.
Postavljanje opcija sastanka
Jedan od ključnih koraka je postavljanje opcija sudionika. Na primjer, od vas se traži da odaberete mogućnost “Enable join before host” što omogućava sudionicima da se pridruže sastanku i bez vas, što može biti korisno ako planirate da se poziv malo oduži.
Prilikom postavljanja poziva, također možete postaviti lozinku kako biste osigurali dodatnu sigurnost. Ovo može biti od velike važnosti, posebno ako pozivate brojne sudionike. Jeste li ikada doživjeli situaciju da ste pozvali njemačkog šefa marketinga, a na poziv “upalo” previše nepoznatih lica? S lozinkom ćete izbjeći takve situacije.
Pozivanje sudionika
Nakon što ste zakazali sastanak, zahvaćate se pozivanja sudionika. Prilikom zakazivanja, dobit ćete link za poziv koji možete jednostavno kopirati i slati putem e-maila, chat aplikacija ili čak društvenih mreža. Razmislite o osmišljavanju privlačnog pozivnog e-maila koji će zaintrigirati potencijalne sudionike. Na primjer, umjesto “Poziv na sastanak”, upotrijebite “Pridružite se tajnom razgovoru o budućnosti marketinga!”.
Priprema sudionika
Pobrinite se da vaši sudionici imaju sve informacije koje im trebaju. Preporučite im da preuzmu Zoom aplikaciju unaprijed kako bi se izbjegli tehnički problemi na dan sastanka. Također, potaknite ih da testiraju svoj mikrofon i kameru kot pomaže izbjegavanju otežanih trenutaka kada proradi “tech-šporkabak”.
Olakšavanje sastanka
Kad dođe dan sastanka, važno je da se dobro pripremite kako bi vođenje sastanka prošlo bez problema. Preporučuje se da sve važne informacije prezentirate dijeljenjem ekrana, a možete koristiti i virtualne pozadine za daljnje prilagodbe vašeg vizualnog identiteta. Osim toga, ne zaboravite koristiti opciju “mute” za sudionike koji možda ne prestaju brbljati tijekom prezentacija!
Interakcija sa sudionicima
Potaknite sudionike na aktivnu interakciju putem chata ili podizanjem ruke. Tako će svi imati priliku izraziti svoje mišljenje i postaviti pitanja. Razmislite o korištenju anketa ili kvizova tijekom sastanka, što može dodatno potaknuti sudionike da ostanu angažirani.
Nakon što uspješno završite poziv, od vas se može zatražiti da snimite sastanak kako biste kasnije podijelili važne informacije. Nemojte zaboraviti obavijestiti sudionike o snimanju prije početka, kako bi se svi osjećali ugodno.
U konačnici, postavljanje Zoom poziva za više sudionika zahtijeva pripremu, planiranje, ali i dozu kreativnosti. Kada jednom uspješno prođete kroz ovaj proces, otkrit ćete da vođenje online sastanaka može biti i zabavno! Samo, ne zaboravite – nikada ne znate gdje se vaš najnoviji virtualni sastanak može pretvoriti u priliku za novo poslovno partnerstvo!