Kada trebate organizirati sastanak ili prezentaciju na daljinu, Zoom je jedna od najomiljenijih platformi za video pozive. Bez obzira radite li u marketingu, web dizajnu, prodaji ili nekakvoj drugoj profesiji, poznavanje načina na koji se postavlja Zoom sastanak može vam uvelike olakšati poslovne aktivnosti. U ovom članku proći ćemo kroz sve korake potrebne za organizaciju i vođenje Zoom sastanka, zajedno s korisnim savjetima i trikovima koji vam mogu pomoći da vaši online sastanci budu učinkovitiji.
Prijava na Zoom
Prvi korak je prijaviti se na svoju Zoom aplikaciju. Ako još nemate račun, to možete lako napraviti putem Zoomove web stranice. Registracija je jednostavna; trebate unijeti svoju e-mail adresu, ime i odabrati lozinku. Kada ste se prijavili, možete preuzeti aplikaciju na svoj uređaj. Ona je dostupna za Windows, Mac, kao i mobilne uređaje (iOS i Android). Preporučljivo je instalirati aplikaciju kako biste izbjegli moguće poteškoće s web verzijom.
Kreiranje sastanka
Opcije za zakazivanje
Nakon što se prijavite, možete kreirati novi sastanak. Kliknite na “Schedule a Meeting” ili “Zakazivanje sastanka”. Tu ćete imati nekoliko opcija koje možete prilagoditi prema potrebama vašeg sastanka. Prvo, upišite naziv sastanka, odaberite datum i vrijeme te trajanje sastanka. Zamislite to kao da organizirate kafu s prijateljima, samo što ovdje trebate postaviti jasne informacije kako bi svi znali kada i gdje se sastanak odvija.
Postavke sastanka
Zoom vam nudi razne opcije za koje se možete odlučiti. Možete odabrati želite li da sudionici mogu započeti sastanak bez domaćina, uključiti lozinku radi dodatne sigurnosti ili omogućiti video i audio mogućnosti. Ako je vaš sastanak u vezi s poslovnim pitanjima, odabrati opciju da video bude uključen može pomoći u izgradnji boljih međuljudskih odnosa.
Ne zaboravite na “Meeting ID” i “Passcode” – ovi podaci su ključni za sudionike. Podijelite ih na pravi način kako ne biste imali neočekivane goste!
Pozivanje sudionika
Jednom kada je sastanak zakazan, možete pozvati sudionike. Zoom vam nudi mogućnost slanja pozivnica putem e-maila, a ti pozivi mogu uključivati sve detalje sastanka kao što su datum, vrijeme, link za sastanak i lozinka. Također možete jednostavno kopirati “Invitation” link i proslijediti ga kroz druge platforme, poput Messengera ili WhatsAppa.
Kada imate više sudionika, korisno je unaprijed podijeliti agendu sastanka. To će sudionicima pomoći da se pripreme i aktivno sudjeluju u razgovoru. Ako radite u timu i imate više stvari za raspraviti, predlažem vam da unaprijed dogovorite tko će iznijeti koje teme.
Priprema za sastanak
Na dan sastanka, preporučam da se prijavite nekoliko minuta ranije. To vam daje vremena da provjerite tehniku. Provjerite svoju mikrofon i video opcije, jer ništa nije gore od tehničkih problema koji vas sprječavaju da govorite. Ako ste do sada koristili Zoom samo za gledanje, osjetit ćete razliku kada ste na “drugoj strani” ekrana.
Također, vodeći sastanak iz udobnosti vlastitog doma ili ureda može biti zanimljivo. No, napravite mali test pozadinske buke. Pokušajte organizirati mirno okruženje jer ništa ne može biti ometajuće kao da vas zove susjed ili se vaš pas želi igrati u trenutku kada prezentirate ključne informacije.
Vođenje sastanka
Kao domaćin, vi ste zaduženi za vođenje sastanka. Uključite sudionike u razgovor, pitajte ih za mišljenje ili postavite pitanja kako biste održali raspravu angažiranom. Zoom nudi mogućnosti poput dijeljenja zaslona koje možete koristiti za prezentaciju svojih materijala. Ako imate PowerPoint prezentaciju, samo je dijelite i prati vaš izlaganje.
Također, možete koristiti opciju “Anketa” da biste dobili brze povratne informacije od sudionika. Ovo može biti korisno, pogotovo ako želite provjeriti koliko su sudionici zadovoljni nekim pitanjem, ili uzeti njihovo mišljenje o određenoj temi.
Ovo su samo osnovni koraci kako organizirati Zoom sastanak, a s praksom ćete primijetiti da postaje lakše i brže. Uvijek se možete pobrinuti da vaši sastanci budu produktivni i konstruktivni kroz pravilan pristup i unaprijed dogovorene smjernice. Samo naprijed, platforma nudi beskrajne mogućnosti povezivanja, stoga iskoristite sve što može ponuditi!