Kada pišete poslovni e-mail, važno je imati na umu nekoliko ključnih elemenata koji će vam pomoći da postignete željeni rezultat. Osnovni cilj e-maila, bilo da tražite informaciju, predlažete suradnju ili nudite uslugu, je da primatelj odgovori i djeluje. Kako bi to postigli, potrebno je jasno i precizno sročiti poruku, imate li pravu strukturu i ton, kao i motivaciju primatelju da se uključi. Ovdje su neki od ključnih savjeta kako da napišete poslovni e-mail koji će donijeti rezultate.
Struktura e-maila
Prvo što trebate uzeti u obzir je struktura e-maila. Prvi dojam ima veliki značaj, stoga pažljivo odaberite predmet (subject line) e-maila. Umjesto generičkog “Pozdrav” ili “Informacije”, pokušajte biti specifični. Primjerice, “Pitanje o mogućoj suradnji na projektu X” ili “Rješenje za povećanje prodaje vaših proizvoda”. Tako ćete od prvog trenutka privući pažnju.
E-mail bi trebao imati uvod, glavni dio i zaključak. U uvodu se možete kratko predstaviti, posebno ako se obraćate nekome tko vas ne poznaje. Potom slijedi glavni dio gdje detaljno izlažete svoju poruku. Na kraju, završite s jasnim pozivom na akciju, na primjer, “Veselim se vašem odgovoru” ili “Možemo li zakazati sastanak za daljnju diskusiju?”.
Ton i stil
Drugi ključni aspekt je ton e-maila. Ovisno o tome komu se obraćate, ton može varirati. Kada pišete nekome tko je sličan vama po poziciji i stilu, možete si priuštiti ležerniji pristup. No, kada komunicirate s višim rukovodstvom ili klijentima, bolje je zadržati profesionalniji ton. Nemojte se bojati dodati mali humor, ali pazite da ne pređete granicu i ostavite dojam neozbiljnosti.
Jedan od načina da postignete pravi ton je korištenje jednostavnog jezika. Izbjegavajte složene rečenice i industrijske termine koji bi mogli zbuniti čitatelja. Na primjer, umjesto da kažete “optimizirati procese kako bismo povećali ROI”, jednostavno recite “poboljšajmo procese kako bismo povećali profit”.
Personalizacija
Personalizacija je ključ uspješnog poslovnog e-maila. Istražite osobu kojoj šaljete e-mail. Kada spomenete nešto specifično o njoj ili njezinoj djela, pokazujete da ste se potrudili i da vi točno znate tko je ona. Na primjer, “Primijetio sam da ste radili na projektu Y, veoma zanimljivog! Mislio sam da bismo mogli razgovarati o suradnji. ”
Ponekad možete dodati i neku zajedničku poveznicu, poput zajedničkih poznanika ili događaja na kojem ste se sreli. To dodatno gradi povjerenje i povezanost.
Jasna akcija
Nakon što ste izložili svoju poruku i objasnili zašto je to važno, došlo je vrijeme za poziv na akciju. Jasno i jednostavno naznačite što želite da primatelj učini. Bilo da želite da vas kontaktira, zakazati sastanak ili od vas nešto drugo, to mora biti jasno. Na primjer, “Možemo li se čuti sljedeći tjedan kako bismo razgovarali detaljnije?” je jači zahtjev nego samo “Javite se kada možete”.
U ovom dijelu, ne bojte se biti malo konkretniji. Na primjer, možete uključiti mogućnosti sastanka: “Mogu vam se prilagoditi ponedjeljak ili utorak u 14 sati”.
Pregled i dorada
Nakon što ste sve sročili, prije slanja obavezno pregledajte e-mail. Provjerite ima li pravopisnih grešaka i gramatike. Greške mogu utjecati na vašu profesionalnost. Osim toga, pogledajte ton, jasnoću i strukturu. Ponekad je dobro zamoliti kolegu da pregledate e-mail prije slanja. Nova perspektiva može otkriti male nedostatke koje ste možda previdjeli.
Ukratko, uspješan poslovni e-mail kombinira dobar predmet, jasnu strukturu, odgovarajući ton, personalizaciju i jasnu akciju. Kada sve ove komponente spojite, znatno povećavate šanse da dobijete odgovor i ostvarite željeni cilj. Iskoristite ove savjete i gledajte kako vaši poslovni e-mailovi postaju uspješniji!