Online sastanci postali su nužna komponenta poslovnog svijeta, a Microsoft Teams se ističe kao jedan od najpopularnijih alata za tu svrhu. Na prvi pogled, sučelje može izgledati pomalo zastrašujuće, pogotovo ako niste navikli na digitalne platforme. Međutim, s pravim pristupom i nekoliko korisnih savjeta, brzo ćete naučiti kako maksimalno iskoristiti Teams za uspješne online sastanke.
Postavljanje Teams-a za online sastanke
Prvo što trebate učiniti je osigurati da imate instaliran Microsoft Teams. Kao jedan od dijelova Microsoft 365 paketa, lako se preuzima i instalira. Kada se prijavite, u osnovi ćete se susresti s kanalom koji se dijeli na timove i razgovore. Kako biste se pripremili za prvi sastanak, provjerite svoje postavke audio i video uređaja. Klikom na ikonu svoje profilne slike u gornjem desnom kutu, možete pristupiti postavkama i potvrditi da je vaša kamera ispravno podešena i da mikrofon radi.
Kreiranje sastanka
Jednom kada imате instaliran Teams i provjerene postavke, vrijeme je da dogovorite sastanak. Da biste to učinili, odaberite opciju “Kalendar” na lijevoj bočnoj traci. Kada otvorite kalendar, primijetit ćete gumb “Novi sastanak”. Klikom na njega otvara se obrazac u koji možete unijeti sve potrebne informacije – ime sastanka, datum i vrijeme, kao i sudionike.
Savjet: Ako sastanak traje dulje od standardnog radnog vremena, uvedite pauze. Na primjer, ako planirate dvosatni sastanak, umjesto da se svi sabotiramo pokušavajući izdržati bez pauze, planirajte 10 minuta pauze svakih 50 minuta. Sudionici će vam biti zahvalni!
Poziv sudionika u sastanak
Jedna od prednosti Teams-a je lakoća s kojom možete pozvati sudionike. U okviru obrasca za sastanak, jednostavno upišite email adrese sudionika ili odaberite kontakte iz popisa. Ako im je već pristup do vas, skidanje s popisa biti će brza i jednostavna opcija. Nakon što sve postavite, jednostavno pošaljite pozivnice!
Primjer iz stvarnog života: Neka vaša kolegica Marta ne može pronaći svoj put do Zoom linka jer ga nikad ne može zapamtiti? U tom slučaju upotrijebite Teams i poslovne grupe kako biste osigurali da svi imaju kontinuirani pristup svim informacijama vezanim za sastanak.
Vođenje sastanka
Jednom kada se sastanak započne, voditelj sastanka (ili vi ako ste taj) ima nekoliko alata na raspolaganju kako bi osigurao da sve ide glatko. Izuzetno korisna opcija je dijeljenje ekrana. Ako trebate prezentirati svoj rad, dijelite ekran kako bi sudionici mogli vidjeti što radite u stvarnom vremenu. Ne zaboravite prije sastanka provjeriti da li je dokument ili prezentacija koju planirate podijeliti otvorena na pravom prozoru.
Interakcija tijekom sastanka
Jedna od prednosti online sastanaka je mogućnost interakcije putem chat funkcionalnosti. Ako netko ima pitanje, mogu ga postaviti u chat, što često potiče angažman i olakšava komunikaciju. Također, koristite opciju “raise hand” tako da znate tko želi progovoriti bez da postoji kaos.
S druge strane, vodite računa da ne razgovarate svi u isto vrijeme, jer to može uzrokovati konfuziju. Ako ste vođa sastanka, postavite pravila ponašanja na početku kako bi svatko znao kako se održava red.
Završavanje sastanka
Kada se sastanak približi kraju, obavezno sažmite ključne točke i odluke donesene tijekom sastanka. Ovdje možete spomenuti tko je odgovoran za koje zadatke, a možete i dogovoriti buduće sastanke ako je potrebno. Na kraju, zahvalite se svima na sudjelovanju – malo zahvalnosti nikada ne škodi!
Mnogo je korisnih značajki koje Teams nudi, a uz pravilno usavršavanje, vi i vaš tim možete raditi efikasnije nego ikad prije. Koristeći ove savjete, svaki vaš online sastanak bit će produktivan, angažirajući i, što je najvažnije, uspješan!